Oplossingen
Processen automatiseren met AI.
Wat is dit?
Welke processen kun je automatiseren? 12 voorbeelden
Procesautomatisering, ook wel workflow-automatisering genoemd, begint bij het MKB bijna altijd bij werk dat elke week terugkomt. Dit zijn de processen die we in de praktijk het vaakst overnemen, per afdeling, met wat er in die stap feitelijk gebeurt.
Administratie en finance
Factuurverwerking
Inkoopfacturen worden automatisch uitgelezen, ongeacht het format, en leverancier, factuurnummer, bedrag en btw komen klaar te staan in je administratiesysteem.
Contracten en voorwaarden controleren
Contracten worden uitgelezen op looptijd, opzegtermijn en tariefafspraken, zodat je een overzicht hebt zonder elk document los open te klikken.
Terugkerende rapportages
De week- of maandrapportage wordt op een vast moment opgebouwd uit je eigen cijfers en als bestand of mail klaargezet.
Sales en marketing
Leadopvolging
Een nieuwe aanvraag krijgt direct een reactie, ook buiten kantooruren, wordt getoetst aan jouw criteria en gaat naar de juiste verkoper.
Offertes voorbereiden
De offerte wordt opgebouwd uit je eigen prijzen en producten en klaargezet ter controle. Maatwerk en korting gaan altijd eerst langs een verkoper.
Gespreksverslagen en klantgegevens
Van je aantekeningen of een opname komt een verslag met de gemaakte afspraken, en contactmomenten en statussen worden vastgelegd in je klantoverzicht.
Klantenservice
Eerstelijnsvragen
Veelgestelde vragen worden via chat of mail beantwoord op basis van je eigen kennisbank, en bij twijfel gaat de vraag naar een medewerker.
Mail sorteren en concepten klaarzetten
Inkomende mail wordt gesorteerd op onderwerp en urgentie en krijgt een conceptantwoord dat een medewerker alleen nog nakijkt en verstuurt.
Statusvragen over orders
Vragen over de status van een order, levering of aanvraag worden via een koppeling met je eigen systeem beantwoord met de actuele stand.
HR en intern
Sollicitaties voorsorteren
Binnengekomen sollicitaties worden gelezen en naast de functie-eisen gelegd, met een korte samenvatting per kandidaat. De keuze blijft bij HR.
Standaarddocumenten opstellen
Terugkerende documenten zoals overeenkomsten, verklaringen en standaardbrieven worden gevuld met de juiste gegevens uit je personeelssysteem (bijvoorbeeld Nmbrs).
Gegevens overzetten tussen systemen
Gegevens die nu met de hand van het ene systeem naar het andere gaan, lopen via een koppeling en worden gecontroleerd op ontbrekende velden.
Documentprocesautomatisering
Documentprocesautomatisering is de verzamelnaam voor de eerste drie voorbeelden: de hele route van een document, van binnenkomst tot verwerkte regel in je administratie. De agent leest het document uit, haalt er de velden uit die jij nodig hebt en legt het resultaat vast in het systeem waar het thuishoort. Wat niet eenduidig is, zoals een onbekende leverancier of een bedrag dat niet aansluit, gaat naar een mens in plaats van door de keten.
Onze aanpak
Scan
We brengen je processen in kaart en signaleren de grootste tijdvreters.
Prioriteren
Samen kiezen we het proces met de snelste en grootste winst.
Bouwen
We automatiseren dat proces en koppelen het aan je bestaande software.
Opschalen
Zodra het werkt, breiden we uit naar het volgende proces.
Veilig en AVG-proof
Alles draait op het Artific-platform, binnen de EU, met een erkend beveiligingskeurmerk (ISO 27001). Persoonsgegevens worden afgeschermd en je data blijft onder jouw controle.
Veelgestelde vragen
Wat is procesautomatisering met AI?
Het betekent dat terugkerende, tijdrovende stappen in je werkproces worden overgenomen door AI: documenten verwerken, gegevens overzetten tussen systemen en rapportages maken. Je begint klein en breidt uit waar het zich bewijst.
Welke processen kan ik automatiseren?
Vrijwel elk proces met terugkerende stappen. Hierboven staan 12 voorbeelden per afdeling, van factuurverwerking en contractcontrole tot leadopvolging, mail sorteren en gegevens overzetten tussen systemen. Tijdens de scan brengen we samen de beste kansen in kaart.
Werkt het met mijn huidige software?
In de meeste gevallen wel. We koppelen de AI aan de tools die je al gebruikt, zodat je niet hoeft over te stappen op nieuwe software.
Hoeveel tijd bespaar ik in de praktijk?
Voor een gemiddeld MKB-proces rekenen we op tien tot veertig uur per maand bespaarde tijd, afhankelijk van volume en complexiteit. Tijdens een kennismaking brengen we eerst de huidige uren in kaart en koppelen we daar een concrete besparing aan, zodat je weet wat je terugverdient.
Wat als er een fout in een geautomatiseerde stap zit?
Elke geautomatiseerde stap heeft een check-moment ingebouwd: bij onzekerheid escaleert de agent naar een mens en wordt het geval gelogd. Je houdt zo grip op kwaliteit en kunt afwijkingen snel terugzien in een dashboard. Volledige autonomie zetten we alleen aan op stappen die bewezen stabiel draaien.
Hoe begin je met procesautomatisering zonder alles tegelijk te willen?
We starten met een kennismaking om de drie grootste tijdvreters te vinden en kiezen daaruit het proces met de duidelijkste ROI en de minste afhankelijkheden. Dat zetten we live, meten we een maand en pas dan breiden we uit. Klein beginnen voorkomt dat je vastloopt in een te grote eerste implementatie.
Gerelateerde oplossingen
Benieuwd welke stap je als eerste automatiseert?
We beginnen met een kennismaking om de grootste tijdvreters in je proces te vinden.